Zásady ochrany osobních údajů

Účinné od 9. 11. 2026

1. Kdo jsme

VIPA CZ s.r.o.
Kadlická 20, 460 15 Liberec 15
IČO 25046128, DIČ CZ25046128
zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Krajským soudem v Ústí nad Labem, oddíl C, vložka 14798

Kontakt ve věcech ochrany osobních údajů: vipa@vipa.cz, tel. +420 488 723 300, nebo písemně na adresu sídla.

2. V jaké roli vaše údaje zpracováváme

Naší hlavní činností je měření a rozúčtování nákladů na vytápění a teplou a studenou vodu v bytových domech. Podle toho, o jaké údaje jde, vystupujeme ve dvou rolích:

Jako zpracovatel pracujeme s údaji, které nám k rozúčtování svěřuje vlastník nebo správce domu (společenství vlastníků, bytové družstvo, správcovská firma, vlastník nemovitosti), tedy s údaji o bytech, jejich uživatelích a naměřených hodnotách. Správcem těchto údajů je vlastník nebo správce vašeho domu, my je zpracováváme jen podle jeho pokynů a smlouvy o zpracování. Žádosti týkající se těchto údajů (oprava jména, změna uživatele bytu, výmaz) proto směřujte především na správce domu. Pokud je pošlete nám, předáme je a s vyřízením pomůžeme.

Jako správce zpracováváme údaje našich zákazníků a jejich kontaktních osob, údaje z obchodní komunikace, údaje návštěvníků tohoto webu a údaje, které nám sami pošlete (dotaz, objednávka, reklamace). Správcem jsme i u rozúčtování, pokud nám zakázku zadá přímo vlastník bytu nebo domu jako fyzická osoba.

3. Rozúčtování nákladů na vytápění a vodu

• Jaké údaje: jméno a příjmení uživatele nebo vlastníka bytu, adresa a označení bytu, podlahová plocha a další údaje potřebné k rozúčtování, údaje o osazených měřidlech (výrobní čísla, umístění v místnostech), odečty a naměřené hodnoty, výsledky rozúčtování, případně kontakt pro domluvu odečtu nebo výměny měřidel.
• Odkud je máme: od vlastníka nebo správce domu a z měřidel (dálkový odečet, odečet na místě).
• Účel: rozúčtování podle zákona č. 67/2013 Sb. a vyhlášky č. 269/2015 Sb., vyřizování reklamací rozúčtování, montáž, výměna a ověřování měřidel.
• Právní základ: stanoví správce domu, zpravidla jde o plnění právní povinnosti rozúčtovat náklady a o plnění smlouvy.
• Doba uchování: 5 let, pokud smlouva se správcem domu nestanoví jinak. Poté údaje vrátíme nebo vymažeme, pokud nám jejich uchování neukládá zákon.
• Kde jsou uložena: na vlastních serverech v provozovnách VIPA CZ s.r.o. v České republice.
• Portál a mobilní aplikace: uživatelé, kterým byl zřízen přístup, si mohou spotřeby prohlížet na portálu submetering.cz a v mobilní aplikaci Submetering VIPA. Podrobnosti jsou v zásadách ochrany osobních údajů portálu Submetering.

4. Zákazníci a obchodní partneři

• Jaké údaje: jméno a příjmení, titul, pracovní pozice, název organizace, kontaktní e-mail a telefon, adresa, fakturační údaje, obsah vzájemné komunikace.
• Účel a právní základ: uzavření a plnění smlouvy včetně jednání před jejím uzavřením (čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR), vedení účetnictví a daňové evidence (čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR), ochrana našich právních nároků (oprávněný zájem, čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR).
• Doba uchování: po dobu trvání smlouvy a dále po dobu promlčení nároků (obvykle 3 roky, nejvýše 10 let). Účetní doklady uchováváme 10 let od konce účetního období, ve kterém byly vystaveny.

5. Kontaktní formulář a dotazy

Když nám napíšete přes formulář Kontaktujte nás, e-mailem nebo zavoláte, zpracujeme údaje, které nám sdělíte, abychom vám mohli odpovědět. Ve formuláři jde o jméno a příjmení, adresu, e-mail, telefon, text zprávy a nepovinně informaci, odkud o nás víte.

• Právní základ: oprávněný zájem odpovědět na váš dotaz, u zákazníků plnění smlouvy.
• Doba uchování: 3 roky od vyřízení, u reklamací po dobu, kterou vyžaduje zákon.
• Ochrana proti spamu: formulář používá službu Google reCAPTCHA, viz oddíl 7.

6. Odběr novinek (newsletter)

Pokud se přihlásíte k odběru novinek, zpracujeme vaše jméno a příjmení a e-mailovou adresu, abychom vám mohli zasílat informace o našich službách a novinkách v oboru.

• Právní základ: váš souhlas. Přihlášení je platné až po potvrzení odkazem v registračním e-mailu.
• Odhlášení: kdykoli odkazem v každém e-mailu nebo zprávou na vipa@vipa.cz. Odhlášení je zdarma.
• Doba uchování: do odhlášení.

7. Návštěva webu a cookies

Záznamy serveru. Při návštěvě webu server automaticky zaznamenává IP adresu, datum a čas přístupu, navštívenou stránku, typ prohlížeče a adresu, ze které jste přišli. Údaje slouží k zabezpečení a správě webu (oprávněný zájem) a mažeme je nejpozději po 90 dnech.

Cookies jsou malé soubory, které web ukládá do vašeho prohlížeče.

Druh	K čemu slouží	Souhlas
Nezbytné	základní funkce webu, zapamatování volby cookies	není potřeba
Analytické – Google Analytics	statistiky návštěvnosti, abychom web mohli zlepšovat	jen se souhlasem

Souhlas udělujete nebo odmítáte v liště při první návštěvě a kdykoli ho můžete změnit nebo odvolat odkazem „Nastavení cookies“ v patičce webu. Bez souhlasu se analytické cookies nenačtou. Odmítnutí nemá vliv na používání webu.

Google Analytics poskytuje Google Ireland Limited. Údaje mohou být předávány společnosti Google LLC do USA, která je certifikovaná v rámci EU–US Data Privacy Framework, takže předání se opírá o rozhodnutí Evropské komise o odpovídající ochraně. Data v Google Analytics se uchovávají 2 měsíce. Více v zásadách ochrany soukromí Google.

Google reCAPTCHA na stránce s kontaktním formulářem rozlišuje lidi od automatických robotů. Google při tom zpracovává údaje o vašem prohlížeči a zařízení, IP adresu a způsob ovládání stránky a může ukládat cookies. Načítá se jen na stránce s formulářem. Právním základem je náš oprávněný zájem na ochraně proti spamu a zneužití formuláře.

Písma a knihovny z cizích serverů. Pro správné zobrazení web načítá písma a programové knihovny ze serverů Google (Google Fonts, jQuery), Cloudflare, StackPath (Bootstrap) a Font Awesome. Tito poskytovatelé při tom technicky získají vaši IP adresu, cookies tím neukládáme. Právním základem je náš oprávněný zájem na funkčním a rychlém webu.

Odkazy na mapy a sociální sítě (Mapy.com, Google Maps, Facebook, X, LinkedIn, Instagram) jsou prosté odkazy. Údaje se jejich provozovatelům předávají až ve chvíli, kdy na odkaz kliknete, a poté se řídí jejich zásadami.

8. Komu údaje předáváme

Údaje předáváme jen v nezbytném rozsahu:

• vlastníkovi nebo správci domu (výsledky rozúčtování),
• externímu správci IT, který pro nás zajišťuje správu IT, webhosting a e-mail,
• účetní firmě, a to jen v rozsahu účetních dokladů (faktur),
• poštovním a doručovacím službám při zasílání písemností,
• společnosti Google v rozsahu popsaném v oddílu 7 (Google Analytics jen se souhlasem),
• orgánům veřejné moci, pokud nám to ukládá zákon.

Údaje neprodáváme a nepředáváme je k marketingovým účelům třetích stran.

9. Vaše práva

Máte právo:

• na přístup ke svým údajům a jejich kopii,
• na opravu nepřesných údajů,
• na výmaz, pokud údaje už nepotřebujeme nebo je zpracováváme neoprávněně,
• na omezení zpracování,
• na přenositelnost údajů, které jste nám poskytli na základě smlouvy nebo souhlasu,
• vznést námitku proti zpracování na základě oprávněného zájmu,
• odvolat souhlas kdykoli, aniž by tím bylo dotčeno zpracování před jeho odvoláním.

Žádost pošlete na vipa@vipa.cz nebo poštou na adresu sídla. Před vyřízením si ověříme vaši totožnost. Odpovíme nejpozději do jednoho měsíce. Žádosti týkající se dat z rozúčtování předáme správci domu (viz oddíl 2).

Máte také právo podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, www.uoou.gov.cz.

10. Zabezpečení

Údaje chráníme technickými a organizačními opatřeními: šifrovaným přenosem (HTTPS), řízením přístupu jen pro oprávněné pracovníky, zálohováním a smluvní povinností mlčenlivosti u zaměstnanců a dodavatelů. Automatizované rozhodování ani profilování neprovádíme.

11. Změny zásad

Zásady můžeme aktualizovat, například při změně služeb nebo předpisů. Aktuální znění je vždy na této stránce s datem účinnosti.